SISTEMAS DE PÓLIZAS
(Investigación de internet)
Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.
En otras palabras, es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales, en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo.
Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa. Además en las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades. Una vez concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad. Cada fin de de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general. Y los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros.
Sus ventajas:
1. Mayor división del trabajo.
2. No permite que los diarios o registros de pólizas se registren operaciones que no estén previamente autorizados, realizados y registrados por personas responsables.
3. Facilitan la anotación de los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones, pues los datos se toman de las copias de las pólizas.
Sus desventajas:
1. El registro de pólizas se lleva en forma tabular es fácil cometer errores, como equivocarse en las columnas.
2. Para negocios de poco movimiento representa un costo muy elevado.
En este sistema, se emplea una sola clase de póliza para registrar cualquier tipo de operación, es decir igual se anota en ella una operación de caja que se puede registrar una de diario.
Esta póliza no es sino una hoja de papel, con un rayado y datos impresos en el anverso y reverso de la misma, que puede adoptar diferentes medidas, como son el tamaño oficio, el medio oficio, el de carta y que inclusive puede tener unas medidas especiales distintas a las mencionadas.
Conforme se van celebrando las operaciones, se registran a máquina en estas hijas de papel indicando en ellas todos los datos que componen un asiento, es decir, la fecha de la operación, el nombre o nombres de las cuentas de cargo, el de las cuentas de credito, los importes de los cargos y de los créditos y, finalmente, la explicación o la redacción de la operación registrada.
Una vez escritos en la póliza los datos mencionados, deberan anexarse a ella todos los comprobantes que respalden la operación efectuada y que justifiquen las cantidades de cargo o de credito a las cuentas correspondientes.
Finalmente, cuando ya se ha registrado la operación y anexado los comprobantes de la misma, se harán constar en la parte inferior de la póliza las firmas de las personas que intervinieron en la elaboración de ella, en su revisión y la de quien autorizo la operación.
Esta fase del trabajo consistente en anexar los comprobantes y hacer constar las firmas de las personas que intervinieron, constituye la comprobación de operaciones a que hizo referencia al principio.
Rayado de la poliza: en este caso, como en cualquier documento o registro de carácter contable, el rayado y los datos que deben contener las pólizas pueden ser muy variables, según la clase de póliza de que se trate, de los datos de carácter interno que se requieren en las mismas y, en general de la organización de la empresa donde se ha establecido dicho sistema. Sin embargo, tratándose de la póliza única los datos que debe contener son los siguientes:
- El nombre de la persona o nombre del negocio o sociedad mercantil de que se trate.
- El nombre de la póliza.
- El numero de la misma.
- Columna para la fecha de operación.
- Espacio de redacción para notar el nombre de las cuentas de que se afecten, así como la redacción del asiento.
- Dos columnas de valores, destinadas, la primera a los cargos, y la segunda a los créditos.
- Tres espacios destinados a escribir las firmas de las personas que intervinieron en la formulación de la póliza, y que son las siguientes:
A. La persona que la hizo.
B. La persona que la reviso.
C. La que autorizo.
Tipos de pólizas.
El sistema queda integrado a base de tres pólizas, en las cuales se registran todas las operaciones, estas son:
1. Pólizas de diario.
2. Pólizas de entrada de caja, también designada como póliza de ingreso.
3. Póliza de salida de caja, también denominada póliza de egreso.
Esta clasificación de las pólizas en tres grupos da lugar a que se empleen tres registros para su debida anotación, los cuales llevan los siguientes nombres.
Registro de pólizas de diario.
Registro de pólizas de entrada de caja. Ingresos.
Registro de pólizas de salida de caja. Egresos.
Debido a la existencia de tres registros para anotar las pólizas, el sistema que estamos estudiando era conocido anteriormente con el nombre de sistema de pólizas con tres registros.
Ø Pólizas de diario:
Las pólizas de diario servirán para registrar todas las demás operaciones que, al efectuarse, no implique movimientos de fondos en efectivo, sino que afecten a otros valores de activo, pasivo o resultados, distintos al numerario.
Ø Pólizas de entrada de caja o de ingreso:
Como en estas pólizas solamente se registran las entradas de efectivo, sea cual fuere el origen de las mismas, se entiende que invariablemente, la cuenta de cargo es la de caja y, por tanto, se omite el nombre de esta cuenta y solamente se hace referencia a la cuenta o cuentas que deban acreditarse por la recepción de dinero.
La póliza de entrada de caja se compone de tres partes que son:
El encabezado,
El cuerpo de la póliza, y
El pie (la parte inferior).
En el anverso, el encabezado deberá contener:
El nombre del negocio o empresa,
El nombre de la póliza (póliza de entrada de caja), y
Un espacio para notar el numero que se asigne a la póliza.
El cuerpo o la parte media de la póliza tendrá una columna para las fechas; un espacio de redacción para notar solamente la cuenta cuentas que deban acreditarse, así como la redacción de la operación efectuada; y dos columnas de valores: la primera, para cantidades parciales, y la segunda, para totales.
Por ultimo, en la parte inferior, aparecerán también, cuando menos, los tres espacios para anotar las firmas de las personas que la formularon, revisaron y autorizaron. En el reverso llevara, como encabezado, los mismos datos señalados para el anverso y, además, un espacio para notar la fecha. Abajo del encabezado tendrá un espacio donde estarán impresas, o se escribirán, las cuentas que con mas frecuencia se acreditan por las entradas de efectivo, así como una columna de valores para el importe de los créditos a cada una de las cuentas que se hubieren afectado.
Ø Póliza de salida de caja o de egresos:
El rayado y datos que estas pólizas contienen son iguales a los de la póliza de entrada de caja, con la diferencia de que, utilizándose solamente para el registro de operaciones que den lugar a salida de efectivo, únicamente se anota el nombre de la cuenta o cuentas de cargo, ya que deben entenderse, en todos los casos, que la cuenta que debe acreditarse es la de caja y bancos.
Registros de pólizas
Cada clase de póliza se anotara en su respectivo registro. Por su apariencia, los registros de las pólizas de entrada y salida de caja, son iguales, salvo que, en el de póliza de entrada, la primera columna de valores esta destinada a los cargos a la cuenta de caja, y las columnas que le sigan serán de naturaleza acreedora y corresponderán a las cuentas que usualmente se afecten por las entradas de efectivo.
En cambio, en el registro de pólizas de salida de caja, su primera columna de valores esta destinada a los créditos de la cuenta de caja, y las siguientes serán de naturaleza deudora, correspondiendo a las cuentas que normalmente se afecten por la salida de fondos.
La numeración de las pólizas se asigna cuando la póliza se registra, manteniendo una numeración corrida, pero independiente, para cada tipo de póliza de las que en este sistema se usan.
No obstante que la practica mas generalizada es la de establecer un registro especial para cada clase de póliza, no hay nada que impida usar dos registros, o uno solamente, para anotar las tres clases de pólizas. También pueden quedar registradas las tres clases de pólizas en un solo registro, adoptando, en este caso, un rayado con tres columnas, para notar los números, respectivamente, de las pólizas de diario, pólizas de entrada y pólizas de salida de caja.
El fondo fijo de caja se refiere al importe de dinero en efectivo que una empresa dispone para un uso espe cífico como es el pago de gastos menores o de urgencias. En las empresas se asigna, por lo general, el fondo fijo a una persona, la cual se responsabiliza del manejo y custodia del mismo. En resumen, se puede decir que el fondo fijo se inicia cuan do a una persona se le asigna esa actividad y le entregan una cantidad específica en dinero que al transcurrir el tiempo y por las necesidades de la empresa posiblemente debe ser am pliado, reducido o cancelado. En una empresa se puede crear un fondo fijo, que es lo más común, o varios según las necesidades. Supongamos que una empresa por su dimensión y sus ope raciones necesita crear varios fondos fijos de caja y asigna una cantidad a una persona en cada uno de los departamentos de Administración, Ventas y Producción. El fondo fijo de caja siempre debe presentar una cantidad fija, es decir, físicamente debe sumar en dinero o en compro bantes el total de lo asignado para dicho fondo.
En el fondo fijo sólo debe canjearse dinero en efectivo por comprobantes de gastos.
Fecha de consulta: 6 de Agosto del 2011.
www.gerencie.com/fondo-de-caja-menor.html
Administración 7 /libros.blogspot.com
Contabilidad31.wordpress.com
